Statusy KSeF¶

Gdy wystawiasz fakturę, kweno.app wysyła ją do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), który przetwarza ją w tle. Wynik nie jest natychmiastowy: faktura przechodzi przez kolejne statusy, a kweno.app automatycznie aktualizuje plakietkę KSeF w miarę ukończenia każdego etapu. Ta strona wyjaśnia, co oznacza każdy status i co robić dalej.

Jak przebiega przetwarzanie¶

Wystawienie faktury za pomocą Wystaw fakturę i wyślij do KSeF od razu ustawia status KSeF na KSeF: oczekuje i przekazuje fakturę do KSeF. Od tego momentu wszystko odbywa się asynchronicznie — KSeF przyjmuje, weryfikuje i (jeśli wszystko jest w porządku) rejestruje fakturę, a kweno.app na bieżąco sprawdza wynik. Nie musisz nic naciskać w trakcie tego procesu; plakietka odświeża się sama.

W oknie Faktura status odświeża się mniej więcej co 3 sekundy, dopóki faktura oczekuje lub jest przetwarzana, i zatrzymuje się po osiągnięciu ostatecznego wyniku.
Na liście Faktury plakietka odświeża się mniej więcej co 2 sekundy, dopóki którakolwiek faktura oczekuje lub jest przetwarzana (a także gdy przygotowywany jest plik PDF).

Uwaga

Faktury korygujące zachowują się dokładnie tak samo. Faktura korygująca przechodzi przez KSeF przez te same pięć statusów i z tą samą plakietką. Zobacz Faktury korygujące.

Istnieje dokładnie pięć statusów. Dwa pierwsze (oczekuje, przetwarzanie) to stany w toku; trzy ostatnie (zaakceptowano, odrzucono, błąd) to wyniki ostateczne.

Pięć statusów w skrócie¶

Plakietka	Etap	Co oznacza	Co zrobić
KSeF: oczekuje	W toku	Faktura jest w kolejce i czeka na wysłanie do KSeF.	Poczekaj — plakietka aktualizuje się sama.
KSeF: przetwarzanie	W toku	Faktura została wysłana; KSeF ją przetwarza i decyduje, czy ją przyjąć.	Poczekaj — plakietka aktualizuje się sama.
KSeF: zaakceptowano	Ostateczny — sukces	KSeF przyjął fakturę. Jest ona teraz oficjalną, zarejestrowaną e-fakturą.	Nic nie musisz robić. Możesz pobrać dokumenty i oznaczyć fakturę jako opłaconą.
KSeF: odrzucono	Ostateczny — niepowodzenie	KSeF odrzucił fakturę. Wraca ona do stanu Wersja robocza, ale odrzucona faktura jest tylko do odczytu.	Przeczytaj przyczynę odrzucenia, usuń jej źródło, a następnie kliknij Wystaw fakturę, aby wygenerować nową wersję roboczą i wystawić ją ponownie.
KSeF: błąd	Ostateczny — niepowodzenie	Podczas wysyłania wystąpił błąd techniczny. Faktura pozostaje w stanie Finalna.	Użyj przycisku Ponów, aby wysłać ją ponownie.

Uwaga

Na liście Faktury faktura, która w ogóle nie została wysłana do KSeF, wyświetla myślnik (-) w kolumnie KSeF zamiast plakietki.

KSeF: oczekuje¶

KSeF: oczekuje to pierwszy stan, ustawiany w momencie wystawienia faktury. Faktura jest w kolejce i czeka na wysłanie do KSeF. To normalne i zwykle trwa krótko. Nie trzeba nic robić — zostaw okno otwarte (lub listę Faktury), a plakietka zmieni się sama.

KSeF: przetwarzanie¶

KSeF: przetwarzanie oznacza, że faktura dotarła do KSeF i jest weryfikowana oraz przetwarzana. KSeF decyduje, czy ją przyjąć. Podobnie jak przy statusie oczekuje, nie trzeba nic robić; poczekaj, aż plakietka ustali się na statusie ostatecznym.

KSeF: zaakceptowano¶

KSeF: zaakceptowano to wynik pomyślny: KSeF zarejestrował fakturę jako oficjalną e-fakturę. Po przyjęciu faktury kweno.app zapisuje szczegóły zwrócone przez KSeF i odblokowuje jej dokumenty.

Aby zobaczyć szczegóły, otwórz mały przycisk informacyjny obok plakietki (Pokaż szczegóły KSeF). Gdy są dostępne, pokazuje on:

Numer KSeF — oficjalny numer referencyjny nadany fakturze przez KSeF.
Czas przyjęcia KSeF — data i godzina przyjęcia (zarejestrowania) faktury przez KSeF.
Kod QR KSeF — weryfikacyjny kod QR z linkiem Otwórz stronę weryfikacji QR, który otwiera oficjalną stronę weryfikacji KSeF w nowej karcie.
Pobierz UPO — pobiera UPO (oficjalne potwierdzenie odbioru) jako plik XML. Jest dostępne dopiero po przyjęciu faktury.

Dokumenty dostępne po akceptacji¶

Dokument	Gdzie	Uwagi
Pobierz UPO	Okienko szczegółów KSeF	Oficjalne potwierdzenie odbioru, zapisywane jako plik XML. Dostępne dopiero po akceptacji.
Pobierz PDF	Lista Faktury	Plik PDF faktury. Jest przygotowywany w tle po akceptacji, więc może nie być gotowy w momencie przyjęcia faktury.

Wskazówka

Oznaczenie faktury jako opłaconej jest możliwe dopiero po tym, jak jest ona w stanie Finalna i KSeF: zaakceptowano. Do tego czasu kolumna Opłacona pokazuje myślnik. Zobacz Faktury i KSeF.

Gdy faktura zostaje zaakceptowana, kweno.app przypisuje ją również do zlecenia jako zarejestrowaną fakturę tego zlecenia.

KSeF: odrzucono¶

KSeF: odrzucono oznacza, że KSeF odmówił zarejestrowania faktury — na przykład z powodu problemu z weryfikacją jej treści. W takiej sytuacji kweno.app przywraca fakturę do stanu Wersja robocza. Sama odrzucona faktura pozostaje tylko do odczytu — ponowne wystawienie polega na wygenerowaniu nowej wersji roboczej.

Co zrobić:

Otwórz okienko Pokaż szczegóły KSeF i przeczytaj komunikat Błąd KSeF — wyjaśnia on, dlaczego KSeF odrzucił fakturę.
Usuń przyczynę odrzucenia u źródła — na przykład w danych klienta lub danych firmy, albo w kosztach i czasie pracy zlecenia. Sama odrzucona faktura jest tylko do odczytu, więc nie edytujesz jej bezpośrednio.
Na liście Faktury kliknij Wystaw fakturę (oferowane specjalnie po odrzuceniu), aby wygenerować nową wersję roboczą, odbudowaną z bieżących danych zlecenia.
Przejrzyj nową wersję roboczą (daty, płatność, dane VAT, adnotacje) i wystaw ją.

Przyczyna odrzucenia pochodzi z KSeF, a nie z kweno.app

Tekst wyświetlany pod Błąd KSeF dla odrzuconej faktury jest zwracany bezpośrednio przez KSeF i różni się w zależności od przypadku — nie jest to stały komunikat kweno.app. Przeczytaj go dosłownie, aby dokładnie zrozumieć, co zakwestionował KSeF, zanim wystawisz fakturę ponownie.

KSeF: błąd¶

KSeF: błąd oznacza, że podczas wysyłania faktury do KSeF wystąpił problem techniczny — w odróżnieniu od celowego odrzucenia jej treści przez KSeF. Inaczej niż przy odrzuceniu, błąd nie przywraca faktury: pozostaje ona w stanie Finalna.

Co zrobić:

Otwórz fakturę i poszukaj przycisku Ponów — pojawia się on zawsze, gdy status KSeF to KSeF: błąd.
Naciśnij Ponów, aby ponownie wysłać fakturę do KSeF.
Obserwuj plakietkę: przechodzi ona ponownie przez KSeF: oczekuje / KSeF: przetwarzanie, a następnie ustala się na KSeF: zaakceptowano, KSeF: odrzucono lub ponownie KSeF: błąd.

Okienko szczegółów pokazuje właściwy tekst Błąd KSeF.

Tekst błędu pochodzi z KSeF, a nie z kweno.app

Podobnie jak przyczyna odrzucenia, komunikat wyświetlany pod Błąd KSeF jest generowany przez sam KSeF i różni się w zależności od przypadku — nie jest to stały ciąg znaków kweno.app.

Rozwiązywanie problemów¶

Plakietka utknęła na KSeF: oczekuje lub KSeF: przetwarzanie. To stany w toku, które znikają same. Zostaw otwarte okno Faktura lub listę Faktury, aby status mógł się odświeżyć; wynik ostateczny nastąpi.
Faktura wróciła do stanu Wersja robocza. To wynik KSeF: odrzucono. Przeczytaj Błąd KSeF w okienku szczegółów, popraw fakturę i wystaw ją ponownie za pomocą Wystaw fakturę.
Faktura nadal jest w stanie Finalna, ale ma KSeF: błąd. To problem techniczny na etapie wysyłania, a nie odrzucenie treści. Użyj przycisku Ponów, aby wysłać ją ponownie.
Wystawienie kończy się niepowodzeniem, zanim pojawi się jakikolwiek status KSeF. Wysyłanie do KSeF wymaga prawidłowego certyfikatu KSeF skonfigurowanego do wystawiania. Zobacz Certyfikaty KSeF.
Pobierz PDF jest niedostępne tuż po akceptacji. Plik PDF jest generowany w tle po statusie KSeF: zaakceptowano; poczekaj, aż przycisk stanie się dostępny.